Aviso de privacidad para proveedores

1. Responsable del tratamiento y delegado de protección de datos (en adelante, “DPO”)

El responsable del tratamiento de sus datos personales será A. MENARINI LATIN AMERICA, S.L.U. - SUCURSAL COLOMBIA con domicilio social en Carrera 9 # 80 - 45 Piso 7, Torre Escalar, Bogotá, Colombia, como entidad con la que Ud. mantenga su relación contractual, precontractual, comercial o de negocio (en adelante, “MENARINI” o el “Responsable del Tratamiento”).

Se puede contactar con el DPO de MENARINI por correo electrónico: dpo@menarini.com.

Para los propósitos establecidos en el presente documento, se definen los siguientes conceptos:

• Proveedor: persona natural o representante legal de una compañía que tiene una relación contractual, precontractual, comercial o de negocio con MENARINI; y
• Interesados: personas trabajadoras, asociados, colaboradores y/o personas naturales que actúan en nombre y por cuenta de la contraparte con la que MENARINI tiene una relación contractual, precontractual, comercial o de negocio.

2. ¿Qué datos personales se tratarán por MENARINI?

MENARINI tratará las siguientes categorías de datos personales (en adelante “Datos Personales”):

• De los proveedores: datos identificativos (nombre, apellidos, etc.), datos de contacto, datos fiscales y/o datos bancarios.
• De los interesados: únicamente los Datos Personales que sean necesarios para la negociación, ejecución o desarrollo de un contrato o relación precontractual, comercial o de negocio, tales como datos identificativos o datos de contacto profesional (p.ej. número de teléfono/móvil, correo electrónico, dirección postal del lugar de ejercicio profesional, etc.).

En cualquier caso, MENARINI tratará los Datos Personales que hayan sido provistos directamente por el Proveedor o los Interesados.

Los Datos Personales se tratarán por medios informáticos y manuales conforme a los procedimientos y directrices de MENARINI y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, así como cualquier otra normativa aplicable vigente y la Política de Tratamiento de Datos de MENARINI que podrá ser consultada en www.menarini.com.co.

3. ¿Para qué finalidades trataremos sus Datos Personales, con qué base jurídica y durante cuánto tiempo?

La base jurídica para el tratamiento de todas las finalidades que se señalan a continuación es la autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, salvo respecto de aquellos datos y tratamientos que, de conformidad con la legislación aplicable, se encuentren expresamente exceptuados del requisito de autorización previa.

a) Negociación, ejecución o desarrollo de la relación contractual, precontractual, comercial o de negocio existentes.

Periodo de conservación: Los Datos Personales se tratarán mientras se mantenga la relación contractual, precontractual, comercial o de negocio con MENARINI. Una vez finalizada, dichos datos se conservarán de forma bloqueada para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas, o durante los plazos previstos en la ley aplicable. Transcurrido dicho periodo de bloqueo, los datos serán destruidos.

b) Cumplir con nuestras obligaciones legales.

Periodo de conservación: Los Datos Personales se tratarán mientras se mantenga la relación contractual, precontractual, comercial o de negocio con MENARINI. Una vez finalizada, dichos datos se conservarán de forma bloqueada para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas, o durante los plazos previstos en la ley aplicable. Transcurrido dicho periodo de bloqueo, los datos serán destruidos.

c) Defender los intereses legítimos de MENARINI y/o de terceros.

A título enunciativo que no limitativo, dichos intereses legítimos pueden concurrir en el supuesto de que un proveedor y/o cualquier tercero interponga una reclamación y/o demanda contra MENARINI y esta tenga que tratar los Datos Personales con el propósito de realizar alegaciones y/o defenderse ante tal reclamación y/o demanda.

Periodo de conservación: Los Datos Personales se tratarán mientras se mantenga la relación contractual, precontractual, comercial o de negocio con MENARINI. Una vez finalizada, dichos datos se conservarán de forma bloqueada para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas, o durante los plazos previstos en la ley aplicable. Transcurrido dicho periodo de bloqueo, los datos serán destruidos.

4. ¿Quién tendrá acceso a sus Datos Personales?

Tendrán acceso a sus Datos Personales tanto (i) el resto de entidades del Grupo Menarini que en su caso precisen de dicho acceso para la prestación de servicios internos al Responsable del Tratamiento como (ii) entidades externas a MENARINI que precisen de tal acceso para prestarnos sus servicios, tales como proveedores informáticos o de hosting.

En todos estos casos, el Responsable del Tratamiento suscribirá con dichos destinatarios las correspondientes garantías contractuales a fin de garantizar que los Datos Personales se tratarán conforme a la normativa aplicable, respetando la confidencialidad e integridad de los mismos.

En caso de obligación legal, en determinadas ocasiones podremos ceder sus Datos Personales a organismos públicos, autoridades, tribunales de justicia u otras instituciones que puedan legalmente requerirnos la comunicación de sus Datos Personales. Asimismo, sus Datos Personales también se cederán a la correspondiente entidad bancaria o financiera con el propósito de gestionar y cumplir con nuestras obligaciones de pago, en su caso, siempre y cuando ello haya sido previamente autorizado por el Titular, salvo en aquellos eventos en los que la ley exceptúe expresamente la necesidad de contar con dicha autorización.

En el supuesto de que los proveedores, terceros, entidades del Grupo Menarini Internacional, organismos públicos, autoridades o instituciones estén ubicados o traten sus Datos Personales en países cuya normativa de protección de datos pudiera no ser equiparable a la normativa colombiana aplicable, MENARINI pondrá en práctica los mecanismos necesarios para garantizar que sus Datos sean tratados con un nivel de protección adecuado y conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. Para tal efecto, MENARINI podrá implementar mecanismos contractuales, corporativos o tecnológicos apropiados, incluyendo la suscripción de cláusulas contractuales, acuerdos de transmisión o transferencia internacional de datos y demás instrumentos permitidos por la normativa colombiana vigente. En el supuesto de que desee obtener información o una copia de las garantías suscritas por MENARINI, incluyendo, en su caso, de las cláusulas contractuales tipo, puede remitirnos su solicitud por escrito dirigida a cualquiera de las direcciones indicadas en el apartado 5 de este aviso de privacidad.

5. Derechos

Ud. podrá ejercer ante MENARINI, los derechos previstos por la Ley 1581 de 2012, concretamente, pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 8 (acceso, rectificación, solicitar prueba de la autorización, actualización y supresión), dirigiendo una solicitud por escrito, a la dirección postal Carrera 9 # 80 - 45 Piso 7, Torre Escalar, Bogotá, Colombia o a la dirección de correo electrónico: privacy.colombia@menarini.com.co y/o dpo@menarini.com. Si considerase que sus Datos Personales no han sido tratados adecuadamente, le informamos de que en ese caso tendrá derecho a presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio.